Utskriftsvennlig versjon

Postbehandling

All inngående post til Trøgstad kommune kommer til postbokser og hentes av arkivpersonalet hver morgen.

Posten blir sortert og fordelt ut til de respektive saksbehandlerne hver dag via e-sak eller i brevs form.

Alle i virksomheter får posten sin journalført og tilsendt via det fullelektroniske systemet, bortsett fra:

NAV, Helse og barnevern, Kommunelegen, Pleie og omsorg og Bo- og dagtilbud for funksjonshemmede(BODAF). Disse får all post direkte levert for journalføring i fagsystemer tilpasset hver enkelt virksomhet/avdeling. Saker tilhørende saksarkivet (k-koder) returneres til sentralarkivet/arkivet for journalføring.

E-post

Kommunen har følgende postmottak:

postmottak@trogstad.kommune.no

E-post behandles på lik linje med innkomne brev, og journalføres i Acos WebSak sak- og arkivsystem.

E-post som saksbehandlerne mottar direkte i sine e-postkasser og som saksbehandler ser er arkivverdig i henhold til gjeldende regler, skal saksbehandler arkivere direkte i Acos WebSak.

Arkivverdig post blir behandlet som følgende:

• Papirdokumenter overføres til elektronisk format med hjelp av skanning.
• Dokumentene arkiveres elektronisk i godkjent arkivformat.

Offentlighetsvurdering av eksternt produserte dokumenter:

I Trøgstad kommune er ansvaret for offentlighetsvurdering av saker og dokumenter lagt til saksbehandler. Arkivet har ansvaret for å foreta en førstehåndsvurdering av offentlighet ved registrering av inngående post.

Laster...