Utskriftsvennlig versjon

Arkivplan

I følge arkivforskriften § 2-2 skal:

”Eit offentleg organ skal til ein kvar tid ha ein ajouført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert.

Akrivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar planer, mv. som gjeld for arkivarbeidet.”

Trøgstad kommune ønsker å bruke planen til å kvalitetssikre den interne arkivforvaltingen, og at det er et redskap til å holde oversikt over hvordan et arkiv er bygget opp, hva det inneholder og hvor det fysisk er plassert.

Videre vil Trøgstad kommune ha en oversikt over sitt arkivmateriale og hva slags regler og instrukser som gjelder for behandling av det.

En arkivplan sikrer kommunens dokumentasjon for ettertiden, dvs. at arkivskaperen dokumenterer sin virksomhet slik at rettslig og historisk dokumentasjon blir bevart.

I arkivplanen vil man få en oversikt over hva slags sakstyper man kan finne informasjon om i arkivene og alt arkivmateriale som skapes og har blitt skapt i virksomheten. Dagligarkiv, bortsettingsarkiv og arkiv som er avlevert til andre virksomheter.

Arkivplanen vil informere om hvilke arkivnøkler som har blitt brukt.

Elektroniske system i Trøgstad kommune vil komme frem som en oversikt under elektroniske systemer.

Arkivplanen vil kunne avdekke behovet for nye rutiner i organisasjonen og legge grunnlag for kassasjon av dokumenter og bevaringsverdig materiale.

 

Oppdatering av arkivplanen

Arkivplanen oppdateres 1 gang pr. år, for å sikre at arkivplanen er reel i henhold til rutinene som er i organisasjonen.

Arkivering av eldre planer

Arkivplaner som har gått ut av bruk, skal arkiveres.

Siste arkivering(periodisering):

19.10.2016  Navn: ARKIVPLAN - TRØGSTAD KOMMUNE 2016

Laster...