Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Rådmann – (administrasjonssjef), har i følge kommuneloven og arkivforskriften, det formelle ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonssjefen sitt arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver (§ 1-1-, andre og tredje ledd):

"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentlig organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jfr. kommunelova § 23.

Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett."

 

 

 

 Administrativ plassering:

  • Arkivet er administrativt underlagt leder i servicetorget.
  • Arkivfaglig er servicetorgleder underlagt rådmannen.

Arkivets systemansvar:

  • Ansvarlig for organisasjonsstrukturen
  • Ansvarlig for maler
  • Ansvarlig for kurvoppsett og endringer av disse
  • Vedlikehold/oppdatering av systemet
  • Legge inn nye saksbehandlere og tilgangsstyringer.
  • Rutiner ved årsskifte

Arkivets arbeidsoppgaver:

  • Hovedansvar for sentralarkivet
  • Åpne og fordele post, e-post som integreres mot sak/arkiv
  • Journalføring/scanning av arkivverdige dokumenter
  • Restanselister – avskrivning
  • Sende ut restanselister
  • Kvalitetssikring av Inn- og utgående dokumenter, X- og N-notater
  • Altinn – hente dokumenter på Altinn
  • Opplæring og bistand til saksbehandlere
  • Legge ut offentlig journal – postliste
  • Skjemamottak – elektroniske søknader
  • Kvalitetssikring av data i sak/arkivsystemet
  • Bistand ved innsynsbegjæringer
  • Utlånskontroll av eldre arkivmateriale
  • Kontroll med avslutning av saker i sak/arkiv
  • Avlevering av arkivmateriale
  • Overføring av arkivmateriale
Laster...