ARKIVPLAN - TRØGSTAD KOMMUNE

Trøgstad kommunehus

Formål

Arkivplanen skal fungere som en administrativ håndbok for kommunen. Arkivplanen skal gi bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Trøgstad kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at trøgstad kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter:

" Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

 

Arkivansvar

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret jfr Kommunelovens §23 og arkivforskriften § 1-1.

 

Rådmannen har delegert ansvaret for arkivforvaltningen i kommunen til arkivleder.

 

Arkivplanen skal i utgangspunktet oppdateres årlig, men bør uansett oppdateres når:

- det skjer omfattende endringer i organisasjonen

- nye fagsystem tas i bru

- saksbehandlingssystem skiftes

- arkivnøkkel skiftes

- det er vesentlige endringer i rutiner

 

Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følger det kan innebære for arkivet.

 

Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

www.trogstad.kommune.no